TASNİF HİZMETLERİ

Tasnif, arşiv ve arşivlik malzemenin kolaylıkla bulunması ve kullanılabilmesi için dosya plânı esas alınarak belgelerin konu numarasına göre veya konu numarasıyla birlikte kronolojik, alfabetik ve coğrafik olarak sıraya konulması işlemini ifade eder.

Tariften de anlaşılacağı üzere iyi, pratik ve kolay bir tasnifin yapılabilmesi için belgeler daha başlangıç aşamasında ve sonrasında şu temel üzerine oturtulmalıdır. Bunlar;

1- Öncelikle “Dosya Plânı”nın oluşturulması gerekmektedir.

2- Belgeler ilk oluşumlarını müteakip, dosya plânı çerçevesinde aldıkları “Konu (dosya) Numarası” doğrultusunda kümelendirilerek, dosya ve klâsörlere yerleştirilmeli ve bir “Seri” oluşturulmalıdır.

Bu seriler, belgelerin “Aslî Düzeni”ni meydana getirir.

Bir seri tek başına bir fonu oluşturabileceği gibi, birden fazla seri bir araya gelerek bir fon oluşturabilir. Bir seriden oluşan fonlar serinin konusu ile isimlendirilirler. (Harita Fonu, Özlük Fonu, Bakanlar Kurulu Kararları Fonu, Yargıtay Kararları Fonu gibi.) Birden fazla seriden oluşan fonlar Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Bakanlık isimleriyle adlandırılırlar (MEB Fonu, Başbakanlık Özel Kalem Müdürlüğü Fonu, Diyanet İşleri Başkanlığı Fonu, Orta Öğretim Genel Müdürlüğü Fonu gibi).

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, dünyada genel kabul gören, Organik Metot (Provenance) adı verilen tasnif sistemini benimsemiştir. Bu tasnif sisteminin esası ise; Arşiv malzemesinin teşekkül ettiği aslî düzeni içerisinde, fonların parçalanmadan tasnif edilmesidir.

3- Belgeler, aslî düzenleri içerisinde serileri veya fon bütünlükleri bozulmadan birim arşivine ve oradan da kurum arşivine devredilmeli; ilk muhafaza ortamları ile birim ve kurum arşivlerinde yine aynı düzenleri bozulmadan muhafaza edilmelidir.

4- Ayıklama ve imha çalışmalarını müteakip “arşiv malzemesi” vasfındaki belgelerin yine aynı düzenleri bozulmaz ve bu düzen içerisinde tasnife tâbi tutulur.

Bu temeller üzerine oturtulmuş arşiv belgeleri üzerinde yapılacak tasnif işleminden maksat, ayıklama ve imha çalışmaları sonucu fon içerisinden bir takım belge, dosya veya klâsörlerin imhaya ayrılmasından doğan sıralamadaki uyumun bozulması sebebiyle, fona yeniden ardışık sıra numarası verilmesi ve aşağıda açıklanan bir takım işlemlerin tatbik edilmesidir.

Tasnif işlemleri, ayıklama ve imha komisyonlarının yaptıkları çalışmalar sonucunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmesine karar verilen “Arşiv Malzemesi” için yapılır. Tasnif faaliyetlerinin amacı; belgeleri, en doğru ve en seri bir şekilde tasnif edip, kataloglayarak, araştırmaya hazır hâle getirmek, ilmin, idarenin, hukukun ve fertlerin yararlanmasına sunmaktır.

Tasnif, fon içerisindeki işlem bütünlüğü oluşturması bakımından en temel unsur olan evrak bazında “Analitik Tasnif” veya konu itibariyle aynı olan evrakın bir araya getirildiği dosya (veya klâsör) bazında “Dosya Usulü Tasnif” olmak üzere iki şekilde yapılabilir.

Tasnif faaliyetleri aşağıdaki safhalarda icra edilmektedir:

1. Plânlama ve ön araştırma safhası
2. Tasnif safhası

1-Aslî düzen kontrolü ve kaba tasnif

2-Kopyaların ayrımı

3- Sıraya koyma

4-Tarihleme

5-Dosya ve kutu grubu hazırlama

6-Etiketleme

7-Damgalama

8-Sayfa-Sıra numarası verme

9- Özet hazırlama

a) Özetleme

b) İndeks çıkarma

c) Konu başlıklarının tespiti

d) Belge özelliklerinin tespiti (Türü, dili, gizlilik durumu, nitelik ve fiziki durumu)

10-Tashih etme ve katalog hazırlama