Zımba, ataş gibi makinelere zarar verecek malzemeler temizlenir, taranmayacak evraklar ayrıştırılır ve taranacak evraklar tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzeltilir.

Düzenleme işleminden sonra evraklar doküman tarayıcılar ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.

Evraklara erişim için evrak türü, evrak numarası, evrak tarihi, evrak sayısı, evrakın ait olduğu dosya gibi bilgiler alınır.

Belgelerin taranması ve indekslenmesinde yapılan işin eksiksiz olmasına özen gösterilmelidir. Belgeye erişimin temel dayanağı bilginin doğru girilmesidir. Günlük kontrollerle eksik işler takip edilmeli ve işin her aşamasında kalite kontrolü yapılmalı

Tarama işleminden geçen indekslenmesi tamamlanan veriler Kendaş Belge Yönetim Sistemine aktarılır.