AYIKLAMA-İMHA İŞLEMİ

Ayıklama-İmha işlemleri:

Ayıklama : Arşiv Malzemesi ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzeme ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve tespiti işlemini ifade eder.

Özet olarak ayıklama, arşiv malzemesi, arşivlik malzeme ve imhalık malzeme olmak üzere 3 ayrı malzemenin bir arada tespit edilmesidir.

İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

Ayıklama-imha Komisyonları:

Kurum arşivi ayıklama-imha komisyonları olarak geçen komisyonlar, kurumların İdari ve Mali İşler Başkanlığı, Personel Dairesi Başkanlığı,Yazı İşleri Müdürlüğü veya Genel Sekreterlik vb. birimlerine bağlı olan ve arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu birimin bünyesinde kurulurlar. Arşiv birimi sorumlusu ve aynı birimden iki kişi olmak üzere 3 kişi tüm komisyonlarda sabit olup, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek birimlerden 2 şer kişi değişken olmak üzere 5 kişiden oluşur. Evrakı ayıklama ve imha ya tabi tutulacak birimler değiştikçe iki üye de ilgili birime göre değişir. Kurum bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılabilirler.

Taşra, bölge ve yurtdışı teşkilatlarında ise; arşiv hizmetlerini yürüten ünite amirinin başkanlığında aynı üniteden 2 kişi, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek üniteden 2 kişi olmak üzere 5 veya 4 kişilik “Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden oluşur.

Komisyonlar oluşturulurken, kurum arşiv sorumlusu her birimden iki isim bildirmesini istemeli, birimler tarafından bildirilen bu isimler incelenerek komisyon üyeliğinde görevlendirilmek için kurumun en üst amirinin onayına sunulmalıdır.

Birimler, Ayıklama-imha komisyon üyelerini oluşturulurken, tecrübe ve birikiminden faydalanmak, çalışmalarda daha verimli olmak amacıyla hep aynı kişileri görevlendirmelidir. Üyelerin zorunlu değişimi durumunda kademeli olarak yapılması daha uygundur. Herhangi bir sebeple komisyon üyelerinde eksilme olursa yerine makamın oluru ile yeniden görevlendirme yapılır.

Ayıklama-imha komisyonlarında görevlendirilen Komisyon üyeleri, sadece ayıklama-imha ile görevli olmayıp, aynı zamanda DAGM tarafından veya kurumlarınca düzenlenen arşiv eğitim programlarına da gönderilecek kişiler olmalıdır.

Komisyonların Çalışma Esasları:

Saklanmasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama-imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce; mükellef kurum ve kuruluşlarda bulunan arşiv malzemesinin yok edilmesinin önlenmesi, oluşan arşiv malzemesinin tespit edilmesi, saklanmasına gerek görülmeyecek malzemeden ayrılması, elde bulunan malzemenin arşiv iş ve işlemleri açısından saklanma sürelerinin belirlenmesi, belgenin teşekkülü aşamasında arşiv malzemesinin neler olabileceğinin ortaya konulabilmesi ve arşiv malzemesinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devrinin sağlanması maksadıyla, kurum ve kuruluşlarda tüm birimlerle birebir görüşme yaparak “Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması” oluşturulmuştur.

Komisyonların, ayıklama ve imha esnasında tavsiye niteliğinde hazırlanan bu tespit çalışmalarını gözden geçirmelerinde fayda görülmektedir.

İmha Listeleri:

İmhasına karar verilen malzeme için, DAGM tarafından standart olarak hazırlanıp kurumların hizmetine sunulan “Saklanmasına Lüzum Görülmeyen Belgelere İlişkin İmha Listesi”nin komisyonlarca düzenlenmesi yani doldurulması gerekir. Konusu veya cinsi ne olursa olsun hiçbir malzeme imha listesi tutulmadan imha edilemez.

İki nüsha olarak hazırlanan İmha listelerinin her sayfasına komisyon başkan ve üyelerinin ismi açılarak her sayfanın komisyon üyeleri tarafından imzalanması sağlanmıştır. Komisyon üyelerinin listeleri doldururken dikkat etmeleri gereken en önemli husus imhaya ayrılan malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek, iç yazışma veya dış yazışma gibi geneli ifade etmeyecek, şekilde listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.

Listesi hazırlanan malzeme gelişigüzel atılmayıp, kolayca erişilebilir, birimi ve konusu dikkate alınarak düzenli bir şekilde saklanması gerekir. Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir.

Uygunluk Görüşü:

Yönetmeliğin 38 inci maddesi imha listelerinin kesinlik kazanması hükmünü getirmiştir.         ” Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.” hükmü ile kurum arşivlerince DAGM’ne resmi yazı ile Uygunluk Görüşüne sunulur. Gönderilen imha listeleri ilgili personel tarafından incelenerek içerisinde arşiv malzemesi bulunup bulunmadığına bakılır. Arşiv malzemesi hüviyetini taşıyan herhangi bir kayda rastlanmaz ise her sayfası DAGM tarafından görülmüştür mührü basılıp imzalanarak, resmi yazı ekinde iki nüshası da kuruma gönderilir. Uygunluk Görüşü verilen listeler kurumun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanmış olur. Listelerin bir nüshası kurum arşivinde diğer nüshası ise birim arşivinde olmak üzere 10 yıl süre ile saklanır.

“ Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır.”hükmü ile imha listeleri DAGM’ne gönderilmeyip, kendi kurum arşivlerine diğer bir deyişle merkez teşkilatı arşiv birimlerine gönderilir. İmha Listeleri Kurum arşivi personeli tarafından incelenip onay verildikten sonra  Taşra teşkilatında bölge müdürü, il müdürü, işletme müdürü vb. kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Şekli:

Yönetmeliğin 39 uncu maddesi “İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.”hükmünü taşımaktadır.

İmhası kesinlik kazanan malzeme, Başbakanlıkça devralınan Genel Müdürlüğümüze bağlı Ergazi Atık Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesine gönderilerek imhası gerçekleştirilebilir. Ancak, gönderilme imkanı yok ise söz konusu evrak, başkaları tarafından görülüp okunamayacak şekilde kıyılmak koşuluyla satılabildiği gibi, kamuya yararlı dernek veya vakıflara hibe edilebilecektir